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Comment mener des réunions plus productives

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Qui aime les réunions? Pas beaucoup d’entre nous, en fait. Ici, Loulla-Mae Eleftheriou-Smith demande conseil aux experts pour réduire la durée des réunions tout en optimisant les résultats, que cela implique de rester debout ou de réduire le nombre de participants.

 

Les réunions, qu’elles soient programmées ou impromptues, peuvent être un véritable champ de mines quand elles sont mal dirigées. Être amené à participer à une discussion d’équipe, être convoqué pour une mise à jour sur la situation de l’entreprise, ou même être sollicité pour une question rapide qui prend finalement 45 minutes, cela ne pose pas trop problème. Mais laissez ces interruptions envahir votre journée et vous aurez l’impression de ne plus avoir le temps de travailler!

Les études d’eShare(1) montrent que le travailleur moyen assiste à 4,4 réunions par semaine, dont plus de la moitié seraient inutiles. Il est facile de comprendre pourquoi. Lorsque les réunions sont bien menées, toutes les personnes présentes dans la salle en bénéficient. Nous discutons ici avec un éventail d’experts de leurs conseils pour rendre les réunions plus productives.

Mercredis sans réunions

Les réunions inutiles ne font pas seulement perdre du temps aux gens : elles peuvent littéralement les endormir! Dans une récente étude européenne réalisée par Crowne Plaza Hotel and Resorts(2), 34 % des personnes ont admis avoir déjà piqué du nez dans des réunions qui s’éternisaient, tandis que 23 % avaient vu quelqu’un s’assoupir.

Abigail Ireland, consultante en hautes performances et en productivité, soutient qu’avoir une journée complètement exempte de réunions est une façon pratique de réévaluer son temps : « Réduire de 20 % le temps disponible pour les réunions engendre un sentiment de pénurie et encourage les gens à tirer le meilleur parti de celles auxquelles ils choisissent de participer. »

Le mercredi est une journée idéale pour laisser tomber les réunions, car cela vous laisse le temps de vous arrêter, d’évaluer et de planifier. « Vous pouvez repasser les actions des deux jours précédents, puis planifier en vue de jeudi et vendredi », a déclaré Mme Ireland. « C’est l’occasion parfaite pour réévaluer les réunions à venir et être impitoyable : supprimer, déléguer ou y assister. »

Réunions debout

Non seulement les réunions debout réduisent le temps passé en salle de conférence (les personnes sont moins enclines à s’installer et se mettre à l’aise), elles peuvent également stimuler l’enthousiasme des employés pour les processus créatifs en groupe et le partage d’informations. Les gens auraient même moins tendance à se montrer territoriaux, démontre une étude de l’Université Washington de St Louis, aux États-Unis(3).

Tino Triste, directeur de la recherche stratégique à l’agence de référencement Tecmark, a déclaré que la mise en place de réunions debout avait considérablement réduit la durée des réunions au bureau. « Nos réunions prenaient parfois plus de 90 minutes, alors qu’elles auraient pu être conclues en 30 minutes » dit-il. « Maintenant, ce temps est réduit de moitié. Les participants sont plus concis, mais tout aussi proactifs. Le fait d’être debout aide l’équipe à aller au but plus rapidement et à présenter ses points avec plus de confiance. »

Gens en réunion, vus du ciel

Ne vous laissez pas prendre dans une spirale de réunions improductives

 

Faites vos devoirs

Selon la plateforme de collaboration en équipe Attentiv(4), 63 % de toutes les réunions aux États-Unis se déroulent sans agenda planifié, ce qui signifie que beaucoup de gens se lancent dans des discussions sans très bien savoir pourquoi.

Mme Clare Collins, professeure agrégée en développement du leadership et comportement à la Henley Business School, a déclaré qu’il était bénéfique pour toutes les personnes impliquées dans une réunion de s’y présenter avec une préparation adéquate. Vous devriez donc avoir lu toute information pertinente à l’avance, connaître l’ordre du jour, ainsi que les objectifs des participants.

« La préparation devrait inclure un ensemble bien réfléchi des résultats souhaités. Les participants doivent se présenter à la réunion avec leur documentation de base et toutes les données nécessaires, idéalement distribuées à l’avance », dit-elle. « Les longues discussions produisent rarement des résultats plus fructueux qu’une présentation concise des faits et une prise de décision rationnelle. »

Sélectionnez vos participants

Trouvez-vous la liste de participants à votre réunion un peu trop longue? Une étude citée dans le Harvard Business Review(5) pourrait vous être utile : il a été suggéré que le nombre idéal de participants à une réunion se situe entre cinq et huit. Avec plus de participants, la prise de décisions devient difficile ou le temps manque pour que tout le monde puisse s’exprimer, entre autres problèmes.

« Invitez uniquement les personnes qui doivent y assister », déclare Louise Lee, secrétaire privée accréditée auprès du conseil administratif Saunders and Lee. « Lorsque vous rédigez l’ordre du jour, il est facile de voir les éléments qui s’adressent à certaines personnes en particulier. Elles sont donc les seules ayant besoin d’être présentes ».

Que se passe-t-il si un point de l’ordre du jour implique un service en entier, ou encore un groupe d’employés? « Une équipe peut faire une synthèse des points à aborder à une personne qui, elle, assistera à la réunion. Ainsi, moins de voix ont besoin d’être entendues », déclare Mme Lee.

Anticipez votre plan de salle

Une étude menée dans les années 1960 par Robert Sommer, psychologue spécialiste de l’environnement, traitant de l’effet de la configurations des classes sur l’implication des élèves, a depuis été appliquée aux comportements observés en salle de réunion(6).

« Une astuce simple consiste à disposer les places de façon à cultiver l’état d’esprit requis pour une réunion », déclare Richard Harris, entraîneur personnel et professionnel. « Par exemple, si le résultat souhaité est qu’une équipe parvienne à un accord, le fait de tous les placer du même côté d’une table facilitera cela.

« Si vous voulez que quelqu’un prenne les commandes, placez-le en bout de table et, si vous voulez une attitude plus égalitaire dans une salle, choisissez plutôt une table ronde. Si vous souhaitez provoquer une discussion animée, placer des équipes aux extrémités opposées de la table suggérera un subtil sens de l’opposition. Pensez à deux adversaires assis l’un en face de l’autre dans une partie d’échecs. »

Adoptez la réunion de 22 minutes

« Pour une raison inconnue, la durée par défaut d’une réunion est généralement de 30 minutes ou d’une heure », déclare Stuart Hearn, PDG de Clear Review, éditeur de logiciels de gestion de la performance. « Le problème, c’est que les entreprises sont souvent victimes de la « loi de Parkinson », qui stipule que le temps requis pour mener à bien une tâche s’étale inévitablement afin d’occuper le temps imparti. »

C’est la raison pour laquelle son entreprise a décidé de mettre en place des réunions plus brèves, la direction et les employés s’engageant à rester dans les temps pour garantir le succès de cette initiative.

Vingt-deux minutes sont considérées comme un chiffre magique pour les réunions. Nicole Steinbok, qui a créé le concept de la réunion de « 22 minutes»(7), recommande neuf étapes pour respecter cette durée et rester efficace, allant d’un ordre du jour basé sur des objectifs à l’interdiction des téléphones.

 


Loulla-Mae Eleftheriou-Smith est une journaliste britannique qui collabore à The Independent et au Huffington Post.

Sources :

(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA