A man with man hands at a desk

Productivité

Le mythe du multitâche — L’art d’être vraiment productif

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Travailler en mode multitâche peut vous donner un sentiment de productivité, mais cela peut aussi nuire à l’efficacité. Matthew Jenkin décrit des méthodes de rechange, axées sur l’exécution d’une tâche à la fois, qui favorisent une main-d’œuvre heureuse et productive.

 

L’entrepreneur britannique Carl Reader croyait que D&T, son cabinet comptable, fonctionnait telle une machine finement réglée. Il a donc été étonné de constater que ses employés pouvaient mettre un temps radicalement différent à terminer une même tâche. Certains travaillaient-ils simplement trois fois plus lentement ou y avait-il une autre explication? Il a décidé de fouiller la question.

Il a ainsi découvert que ceux qui mettaient le plus de temps à terminer le travail étaient ceux qui pratiquaient le plus le multitâche. Ils tentaient de concilier courriels, messages sur les réseaux sociaux et appels téléphoniques avec l’exécution de projets d’envergure.

« Leur problème en était un de décélération et d’accélération(1), explique M. Reader. Lorsqu’ils laissaient leur travail de côté pour exécuter une autre tâche il leur fallait jusqu’à une demi-heure pour retrouver leur cadence, même s’ils n’avaient été déconcentrés que pendant quelques minutes. C’est cela qui leur faisait perdre du temps. »

De nos jours, le multitâche est perçu comme une nécessité. La capacité de faire plusieurs choses à la fois, même des choses en apparence aussi simples qu’écrire un courriel et discuter en même temps, est tenue pour acquise. Il est cependant faux de croire que mener plusieurs tâches de front augmente la productivité.

Les recherches de l’Association américaine de psychologie ont démontré que ce que nous qualifions de multitâche est inefficace et contre-productif. C’est parce que le terme est en fait inexact. Dans son livre The Myth of Multitasking, Dave Crenshaw explique : « Lorsque la majorité des gens parlent de multitâche, ils font plutôt référence à l’alternance de tâches. Peu importe comment on procède, passer rapidement d’une tâche à l’autre n’est ni efficace ni productif. »

En plus d’être chronovore, cela peut nuire aux habiletés mentales. Une étude menée à Stanford(3) a conclu que les gens qui font plusieurs choses à la fois sont moins productifs et ont une durée d’attention réduite. Des expériences ont démontré(4) que lorsque l’on porte son attention d’une tâche à une autre, une partie du cerveau reste concentrée sur la première. Chaque fois que l’on revient à la tâche d’origine, il faut se remémorer ce que l’on faisait au juste, tout en composant avec la distraction causée par l’autre tâche. Cela peut alourdir la charge cognitive.

D’autres études(5) laissent par ailleurs croire que travailler en mode multitâche exige jusqu’à 40 % plus de temps que se concentrer sur une tâche à la fois. En effet, Gloria Mark, de l’Université de Californie, a constaté qu’il fallait 25 minutes(6) pour se replonger dans une tâche laissée de côté.

Si le multitâche ne fonctionne pas, quelle est donc la solution?

1. Surveillez et planifiez

Carl Reader recommande de prendre quelques jours pour surveiller de près vos activités lors d’une journée moyenne. « En notant les tâches auxquelles je travaillais, j’ai facilement constaté à quel point j’accordais peu d’attention aux choses véritablement importantes », explique-t-il.

Armé de ce savoir, M. Reader s’est mis à planifier soigneusement ses journées pour optimiser l’utilisation de son temps. « Je décidais du déroulement de ma journée au lieu de me laisser porter par les événements, dit-il. Désormais, en soirée, je planifie mon horaire pour des tâches précises le lendemain et je prévois du temps libre pour d’autres affaires. Depuis que j’ai commencé à faire cela, je m’étonne de tout ce que je réussis à accomplir. »

Un chronomètre sur un fond rouge

Cessez le multitâche et récupérez du temps précieux chaque jour

 

2. Saisissez les opportunités

Dans un article pour Forbes(7), Shani Harmon et Renee Cullinan conseillent aux gens de ne plus essayer de tout faire en même temps et d’apprendre à saisir les opportunités pour exécuter les tâches dans les délais appropriés.

Elles suggèrent d’abord de classer les tâches à faire dans trois « contenants » (petit, moyen et grand) selon le temps nécessaire à chacune d’elles. Une fois cela défini, vous pouvez optimiser votre journée de manière à être le plus productif possible.

Le petit contenant (rempli de tâches qui se terminent en 15 minutes ou moins, comme répondre à des courriels) peut être traité rapidement au fil de brèves périodes d’activité.

Le contenant moyen (rempli de tâches qui exigent une certaine concentration, mais restent relativement circonscrites) peut être traité lorsqu’une réunion est subitement annulée ou qu’un vol est retardé, par exemple.

Pour s’attaquer aux tâches du grand contenant (qui exigent une attention considérable, comme rédiger un document stratégique ou analyser des données), il est nécessaire de bloquer à l’horaire le temps qui leur sera consacré.

Comme le suggèrent Mmes Harmon et Cullinan, gérer les petites et moyennes tâches en courts blitz permet de se concentrer davantage sur les tâches d’envergure, généralement plus importantes.

3. « Morcelez » votre journée

Selon l’experte en productivité Marianne Page, le moyen d’être véritablement productif est de morceler sa journée en blocs de temps, par exemple, des blocs de 90 minutes séparés par de courtes pauses. Chaque bloc est ensuite associé à une tâche, à une partie d’un projet ou à un domaine d’activité, dont il est défendu de s’écarter jusqu’à ce que le bloc de temps soit écoulé.

« Commencez par planifier votre journée. Ainsi, au fond de votre subconscient, vous saurez quelles tâches vous avez à faire et quel temps vous avez à y consacrer, et vous serez dans le bon état d’esprit pour vous y attaquer, explique Mme Page. Les pauses entre les blocs vous permettront de vous ressourcer avant de vous concentrer sur la tâche ou le domaine suivant. »

4. Adoptez la technique Pomodoro

Cette technique de gestion du temps décompose les tâches en courts segments (généralement de 25 minutes chacun) séparés par des pauses. Elle a été mise au point par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Étudiant à l’université, M. Cirillo peinait souvent à utiliser efficacement son temps d’étude. Un jour, il a saisi la minuterie de cuisine en forme de tomate qui a donné son nom à la technique, l’a réglée pour qu’elle sonne quelques minutes plus tard et a étudié intensément pendant cette brève période. Il s’est ensuite accordé une pause pour se récompenser.

Cela a fonctionné : il a constaté qu’il arrivait ainsi à mieux se concentrer sur la tâche à accomplir et, en fin de compte, à être plus productif. Simple, mais efficace, cette méthode est à l’origine de nombre d’applis telles que la minuterie Marinara(8) et PomoDone(9), qui offrent toutes deux des minuteries faciles d’utilisation permettant de maîtriser la technique.

5. Allez en profondeur

Renforcer votre volonté est une autre aptitude qui rapporte sur le plan de la productivité. Dans son livre Deep Work, ouvrage à succès sur Wall Street, l’auteur et professeur Cal Newport célèbre l’importance d’accorder toute son attention à une tâche.

Il qualifie de « superpouvoir du 21e siècle » l’habileté à se consacrer à ce qu’il appelle le travail profond : « des activités professionnelles exécutées dans un état de concentration, exempt de distractions, qui repousse les limites des capacités cognitives. Ces efforts créent une nouvelle valeur, améliorent les aptitudes et sont difficiles à reproduire. »

M. Newport propose quatre principes du travail profond : prévoir un espace isolé et une plage horaire pour travailler sans distraction, se débrancher des médias sociaux, résister à l’envie de changer de tâche en cas d’ennui et réduire au minimum le temps consacré aux petites tâches chronovores.

Ce qui rend cette technique attrayante, c’est qu’il ne s’agit pas d’une approche radicale. Il n’est pas nécessaire de renoncer aux distractions pour de bon, seulement lors de l’exécution du travail profond.

6. Faites comme les chasseurs

Une méthode va encore plus loin : celle « du chasseur », conçue par Aytekin Tank, fondateur de JotForm, une société dont les logiciels servent à créer des formulaires en ligne. Inspiré par le célèbre conseil de Mark Twain comme quoi mieux vaut « avaler la grenouille » (autrement dit, faire ce qui est le moins attrayant) en tout début de journée, M. Tank suggère de se concentrer sur une seule tâche, mais de se fixer comme but de la terminer.

Dans un article de Quartz(10), Lila MacLellan explique : « Il vous suffit de choisir une tâche qui sera le point central de votre journée, même si vous n’avez pas besoin de la journée complète pour l’achever. Écrivez cette tâche sur un papillon adhésif que vous collerez sur votre ordinateur et qui vous servira de boussole. Levez les yeux vers la note lorsque vos pensées vagabondent vers vos textos non lus, vos vêtements chez le nettoyeur ou toute autre excuse que les gens se cherchent quand ils devraient travailler. »

La technique de M. Tank est inspirée des stratégies de survie des premiers hommes. « Si un chasseur attrapait une proie, sa famille mangeait cette journée-là. Autrement, elle restait le ventre vide. C’était aussi simple que cela, écrit-il(11). Le chasseur n’avait pas le temps de vérifier ses messages, d’assister à d’interminables réunions ou d’envoyer des courriels de suivi, et encore moins de dresser une liste de tâches à faire. »

 


Matthew Jenkin est un journaliste basé aux États-Unis et l’ancien rédacteur en chef de Guardian Careers, le site communautaire du journal The Guardian pour les demandeurs d’emploi et les personnes changeant de carrière

Sources :

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/