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Le secret d’une gestion fructueuse de votre temps est de tirer parti de votre personnalité. Alors, êtes-vous plutôt héros d’action, prima donna, bête de travail, béni-oui-oui ou perfectionniste? Matthew Jenkin fait le point.
Des accompagnateurs aux applis, il existe toute une gamme de produits et de services qui promettent de vous aider à gérer votre charge de travail et à augmenter votre productivité. Mais pourquoi Lucy du marketing semble-t-elle filer d’accomplissement en accomplissement à mesure que la journée avance, alors que vous avez à peine terminé la moitié de vos tâches à faire lorsque 17 h sonnent? C’est qu’une gestion efficace du temps ne dépend pas des heures travaillées, mais bien de votre personnalité.
Il y a longtemps que les employeurs soupçonnent qu’il n’existe pas d’approche unique. Les tests de personnalités tels que l’indicateur de types psychologiques Myers-Briggs (MBTI)(1) sont ainsi devenus un moyen populaire pour les entreprises d’évaluer leurs employés. De l’avis de plusieurs, le succès du MBTI repose sur sa simplicité. Avec ses 93 questions inspirées des travaux de Carl Jung, il répartit le personnel entre 16 types distincts combinant des traits d’introversion, d’extroversion, d’analyse, de sentiment, de jugement et de perception.
Conseillère en gestion et experte du comportement, Beverly Flaxington convient que toute méthode de gestion du temps doit tenir compte du comportement individuel des employés pour être efficace.
« Il y a des années, j’ai embauché quelqu’un pour m’aider à faire du ménage et à être plus efficace. Cette personne a rangé toutes mes affaires dans des boîtes et les a cachées, explique-t-elle. Je suis quelqu’un de très visuel et j’aime être entourée d’objets, alors ça m’a complètement déstabilisée. Je n’arrivais plus à travailler. J’ai donc commencé à comprendre que cette démarche devait être adaptée au style de personnalité naturel de chacun. »
Quels sont donc les cinq types de personnalité les plus courants, et comment chacun peut-il ajuster son comportement de manière à améliorer sa gestion du temps?
1. Le héros d’action
Comme Wonder Woman ou Superman, ce type de personne n’hésiterait pas à courir vers un bâtiment en feu sans attendre les pompiers. Donnez-lui une liste de tâches en apparence impossibles, et le tout sera réglé en un clin d’œil. L’inconvénient, c’est que dans son ardeur à terminer son travail de la journée, il lui arrive de rater des détails, dit Mme Flaxington.
Solution de gestion du temps : Axées sur les résultats, ces personnes agissent souvent sans trop réfléchir à l’urgence ou à l’importance de la tâche, selon Susy Roberts, accompagnatrice de gestionnaires et fondatrice de Hunter Roberts(2), une agence de services-conseils en développement des ressources humaines. Elle leur conseille de faire une pause pour réfléchir attentivement à ce qui doit être fait plutôt que de sauter sur la première tâche entrée dans leur boîte de réception.
Stephen Covey, auteur des 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent(3), est du même avis. Il suggère de classer les tâches selon quatre critères : important/pas important et urgent/pas urgent.
2. La prima donna
Ce type de personne est agréable à côtoyer lors de la fête du bureau, mais compte tenu du temps qu’elle passe à bavarder, on s’étonne qu’elle arrive à accomplir quoi que ce soit. Ce sont des gens dynamiques, amicaux, volubiles et enjoués, mais quand vient la fin de la journée, peu de tâches sur leur liste de choses à faire ont été amorcées, encore moins terminées. D’après Mme Roberts, leur tendance à se vanter de leurs réalisations donne une fausse impression de leur productivité.
Quant à Mme Flaxington, elle fait remarquer : « Dans le temps de le dire, les heures ont passé. Même si ces personnes croyaient terminer 15 tâches ce jour-là, elles ont perdu leur temps à bavarder et à s’amuser sans remarquer que le temps filait. »
Solution de gestion du temps : Ces personnes ont vraiment besoin d’une stratégie. Mme Flaxington leur conseille de décomposer les gros projets en petites étapes, d’inscrire les tâches à leur calendrier et de régler des rappels. Un calendrier global permet de noter les événements personnels et professionnels à un seul endroit, de simplifier et d’accélérer l’établissement de l’horaire et d’éviter les remaniements.
La gestion des courriels est également capitale. En moyenne, les travailleurs consacrent plus du quart de leur journée à lire des courriels et à y répondre, selon une recherche menée par le McKinsey Global Institute en 2012(4). Les courriels constituent l’activité la plus chronophage pour les travailleurs, juste après les tâches propres à leur poste.
Dans un article pour Fast Company(5), Zach Hanlon, expert en ventes et en marketing, écrit que la clé est de cesser de classer les courriels par sujet et de les envisager plutôt en fonction des échéances. Il propose de ne pas voir sa boîte de réception comme une liste de chose à faire, mais de créer plutôt cinq dossiers en fonction de l’urgence temporelle et de l’importance.
3. La bête de travail
« Rien ne sert de courir, il faut partir à point » est la devise de ce type de personne. Les bêtes de travail réfléchissent à tout, sont prudentes et méthodiques, et exécutent leurs tâches de manière autonome, explique Mme Roberts. Elles sont douées pour la planification et pour l’établissement des priorités, mais peuvent sembler trop circonspectes et frustrer leur entourage par leur lenteur à passer à l’action. Leur dévouement à la tâche s’accompagne aussi parfois d’une réticence à déléguer une partie du fardeau de travail.
Solution de gestion du temps : « Déléguer les tâches et faire confiance à quelqu’un d’autre pour les réaliser n’est tout simplement pas dans leur ADN, dit Mme Flaxington. Nous leur conseillons donc de choisir les trois ou quatre choses les plus importantes sur lesquelles se concentrer au cours d’une journée. Elles peuvent ainsi cibler ce qu’elles doivent absolument faire et déterminer quelles tâches elles peuvent déléguer. »
La délégation semble être un problème fréquent. Une étude sur la gestion du temps réalisée en 2007(6) a conclu que près de la moitié des 332 entreprises sondées étaient préoccupées par les aptitudes de leurs employés en la matière. Dans un article pour Inc(7), Jayson DeMers, fondateur et PDG de la firme de marketing AudienceBloom, offre des conseils pour les dirigeants qui ont du mal à déléguer. Outre la priorisation, il suggère de confier les tâches aux employés les plus aptes plutôt qu’à ceux qui ont la charge de travail la moins lourde, par exemple.
4. Le béni-oui-oui
Coéquipiers hors pair, ces personnes ne demandent qu’à aider et à appuyer leurs collègues. C’est un signe de leur dévouement, bien sûr, mais le problème est qu’elles hésitent à dire non et se retrouvent souvent avec plus de travail qu’elles ne peuvent en gérer. Par conséquent, elles se retrouvent à travailler de longues heures supplémentaires ou à rater les échéances, explique Mme Roberts.
Solution de gestion du temps : Apprenez à dire non, dit la psychothérapeute et coach de vie Hilda Burke(8). « Renoncer à cette façon d’approcher le travail peut prendre du temps, mais c’est faisable. Si vous avez du mal à dire non et que vous vous sentez dépassé, il est important de prendre des pauses. »
Cela peut sembler évident, mais la recherche a démontré que des pauses régulières augmentent la productivité. DeskTime, une appli de productivité qui fait le suivi de l’utilisation des ordinateurs par les employés, a conclu que la durée optimale des pauses était de 17 minutes. De plus, en 1999, le laboratoire de recherche en ergonomie de l’Université Cornell a eu recours à un programme informatique pour rappeler aux travailleurs de faire de courtes pauses.
Selon les conclusions du projet(9), « les travailleurs qui recevaient les alertes [leur rappelant de faire une pause] étaient en moyenne 13 % plus précis dans leurs tâches que leurs collègues qui n’en recevaient pas ». Simple, mais efficace, cette méthode est à l’origine de nombre d’applis comme Marinara Timer(10) ou PomoDone(11).
5. Le perfectionniste
Ces personnes sont celles qui mettent le plus de temps à finir les tâches, mais comme leur nom l’indique, elles se concentrent sur la qualité plutôt que la quantité. Mme Flaxington explique que comme la précision est capitale pour elles, elles peuvent se sentir dépassées et avoir du mal à gérer la situation lorsque leur charge de travail est lourde. Elles deviennent très stressées si on essaie de leur forcer la main.
Solution de gestion du temps : Comme le désordre est l’ennemi numéro un du perfectionniste, une boîte de réception débordant de messages non lus peut sembler terrifiante. Puisque l’on prédit une augmentation de 4 % par an du volume de courriels, mieux vaut s’attaquer au problème sans attendre. Il y a heureusement différentes façons de composer avec un surplus de messages.
Une des méthodes les plus connues est celle de « la boîte de réception à zéro », selon laquelle l’usager garde sa boîte de courriels vide ou presque vide. C’est probablement un travail en soi, mais son inventeur, Merlin Mann, explique(5) qu’il y a cinq possibilités lorsqu’un nouveau message arrive : supprimer, déléguer, répondre, reporter ou exécuter. Cela transforme concrètement la boîte de réception en une liste de choses à faire et oblige l’usager à faire des choix difficiles pour établir ses priorités et accomplir ses tâches efficacement.
Matthew Jenkin est un journaliste britannique indépendant et l’ancien rédacteur en chef de Guardian Careers, le site communautaire du journal The Guardian pour les demandeurs d’emploi et les personnes changeant de carrière.
Sources :
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) https://www.amazon.ca/HABITUDES-CEUX-R%C3%89ALISENT-QUILS-ENTREPRENNENT/dp/2290057924
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
