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Le télétravail peut faire économiser de l’argent aux employeurs et aux employés, mais en l’absence d’outils appropriés, les travailleurs risquent d’être déconnectés et de rencontrer des difficultés pour communiquer.
Il a fallu une quantité de développements technologiques (des appareils mobiles à l’Internet haut débit) pour permettre aux employés de différents sites de se connecter et de collaborer. À présent, une nouvelle génération d’inventeurs créent les outils permettant aux télétravailleurs d’être plus productifs et collaboratifs que jamais.
L’impression d’êtres réunis dans la même pièce
La communication en face à face est importante. Comme l’a montré Justin Kruger de l’Université de New York dans son rapport Egocentrism Over E-mail, les malentendus sont fréquents par courriel, même lorsque nous pensons avoir bien fait passer le message. Rien ne remplace le contact visuel, le langage corporel ni les intonations vocales.
Les logiciels de vidéo-conférence permettent de bénéficier de ces aspects subtils de la communication, même lorsque les employés sont très éloignés géographiquement. Il pourrait être judicieux de commencer avec des logiciels gratuits tels que FaceTime d’Apple ou Google Hangouts. Lorsque les réunions en ligne deviennent plus importantes pour votre entreprise, vous pouvez essayer des solutions dédiées aux professionnels avec des fonctions comme des tableaux blancs interactifs. Optez alors pour Zoom.us ou l’intégration de Microsoft Office avec Skype Entreprise.
La réalité virtuelle et augmentée devrait encore continuer à transformer la communication professionnelle. Des produits tels que Meta ou l’HoloLens de Microsoft permettent aux travailleurs les plus éloignés géographiquement de partager des objets 3D à l’aide d’hologrammes ou de casques spéciaux pour une visualisation de produit incroyablement réaliste ou une formation en immersion.
Suivi de la progression
Même lorsque tous les collaborateurs travaillent dans le même bureau, le suivi de l’avancement du travail peut faire l’objet de réunions fastidieuses. Lorsque les employés sont disséminés à travers différents sites, le défi logistique peut être monumental.
Les logiciels de suivi de la progression comme I Done This sont conçus pour remplacer les réunions. L’outil rappelle à chaque membre du personnel de mettre à jour sa progression en fin de journée et les informations sont ensuite compilées dans un sommaire matinal pour être certain que tout le monde reste synchronisé.
Pour une gestion de projet plus détaillée, Trello utilise un système de fiches, listes et tableaux de bord partagés pour aider au suivi de la progression. Les membres du personnel peuvent créer des journaux d’activité, discuter de ce dont ils ont besoin en temps réel et tenir leurs collègues informés.
Se libérer de la vague déferlante de courriels
Si vous travaillez avec des collègues d’autres sites, vous ne connaissez que trop bien le problème d’être en copie d’une infinité de courriels. Créé dans les années 1970, il n’était pas prévu que le courriel doive faire face au volume de communications du monde professionnel actuel.
Certaines sociétés tentent d’aider les entreprises à trouver une solution grâce à des systèmes de messagerie instantanée améliorés. Slack est rapidement devenu très populaire, avec plus de six millions d’utilisateurs employant ce moyen de communication simple et rapide. Les utilisateurs apprécient la façon dont se crée un espace de travail partagé où les conversations sont organisées et accessibles, limitant les conversations redondantes tout en incluant tous les intéressés.
Sinon, il y a aussi la solution Stride qui entend offrir de nombreuses fonctionnalités identiques à Slack tout en étant axée sur des conversations vidéo et audio intégrées. De plus, cette solution est dotée d’une fonction qui permet de transformer facilement les conversations en actions.
La créativité collaborative
Il arrive parfois que les réunions n’aient plus aucun rapport avec des points à l’ordre du jour ni des rapports, elles deviennent des espaces créatifs vous permettant d’élaborer une stratégie et des idées.
Grâce à des outils en ligne de cartographie mentale (mind mapping) comme MindMeister, toute la société peut partager des idées en temps réel de manière sécurisée. Les résultats d’une séance de remue-méninges sont clairement représentés dans une représentation visuelle des connexions, relations et hiérarchies afin d’élargir et de comprendre plus facilement le contexte.
La tête dans les nuages
Le dernier élément indispensable au télétravail est de disposer d’un système de partage de documents. Au début de l’ère du télétravail, cela aurait signifié l’envoi interminable courriels comportant chaque fois une version actualisée du document où il était compliqué de retrouver la version finale. Désormais, le télétravail utilise le Nuage, un emplacement où les documents sont conservés en ligne et mis à jour instantanément pour tous les utilisateurs.
Google Apps, renommé G Suite, a popularisé la collaboration en temps réel sur les documents en ligne et fait désormais partie intégrante de la suite standard Microsoft Office pour les entreprises.
Pour les entreprises utilisant des applications spécialisées ou manipulant des renseignements confidentiels, les services infonuagiques standard ne sont pas une solution envisageable. Elles peuvent cependant utiliser un réseau privé virtuel (VPN) à la place. Il s’agit d’une passerelle sécurisée permettant aux télétravailleurs de se connecter aux serveurs de l’entreprise pour accéder aux applications et aux données dont ils ont besoin. Cette solution offre de la flexibilité sans aucun compromis au niveau de la sécurité.
